HELP! Ik ben ten einde (svp uw) raad!

Wanneer ik van directies van grote organisaties hoor dat zij geen meldingen van vermeende integriteitschendingen hebben gehad de afgelopen 5 jaar, word ik altijd wat wiebelig. Want waar mensen (samen) werken komen integriteitschendingen voor. Dat is ‘normaal’.

Ik weet niet hoe het de externe vertrouwenspersonen uit mijn netwerk vergaat. En de collega’s die onderzoek doen naar (vermeende) misstanden op gebied van integriteit, waaronder bijvoorbeeld fraude en ongewenste omgangsvormen, maar het aantal meldingen op jaarbasis dat binnenkomt bij externe loketten is mijns inziens beperkt te noemen. Als dat de waarheid zou benaderen is dat natuurlijk prachtig! Maar ik heb zo mijn – niet geheel ongegronde – twijfels. Daarom ben ik er maar eens wat dieper ingedoken hoe dat kan komen. Gelukkig is het niet allemaal boe en bah.

Maar wat schetst nu mijn verbazing?

Er blijken ook organisaties te bestaan die de hierboven geschetste situatie keurig op papier hebben ingeregeld. Helder en actueel integriteitbeleid is door een externe specialist opgesteld en pasklaar aangeleverd ten behoeve van de organisatieleiding die daarvoor de opdracht gaf en er bovendien voor betaalde. Dat ziet er voor het oog heel compliant uit.

Ook is er een gecertificeerde externe vertrouwenspersoon aangesteld en een extern en onafhankelijk loket waar vermeende misstanden gemeld en onderzocht kunnen worden.

Je zou misschien denken: wat kan hier nog misgaan? Nou, heb je even? Hier volgt een kleine selectie klompbrekers:

• Beleidsdocumenten – zoals een gedragscode of meldingsregeling en opgesteld door specialisten – zijn wel gemaakt maar niet intern en/of extern beschikbaar gesteld noch gecommuniceerd.
• Beleidsdocumenten (opgesteld door specialisten) zijn zodanig aangepast dat de doelgroepen voor wie het beleid – wettelijk beschouwd – zou moeten gelden, zijn ingeperkt. Dat zou je discriminatie of manipulatie van informatie kunnen noemen.
• Het externe loket waar een vermeende misstand gemeld moet kunnen worden (geldend voor organisaties die aan bepaalde voorwaarden voldoen) is uit het beleidsdocument verwijderd of er zijn passages toegevoegd in het beleid of op Intranet waaruit blijkt dat je maar beter je melding inslikt dan dat je ermee naar het daarvoor bestemde externe loket gaat.
• Er is wel een extern meldloket met specialisten aangesteld. Dat ligt ook vast op beleidspapier. Er wordt ook voor die dienstverlening betaald. Maar er wordt geen gebruik van gemaakt. En als er dan ‘stront aan de knikker is’ gaat het binnenkamers en via de korte klap: ontslag, zak zwijggeld mee en de veroorzaker van het leed gaat vrolijk verder met zijn gedrag onder het dak van een andere werkgever. En die weet van niets, want zij hebben of de referenties niet gecheckt en hadden ze dat wel gedaan, dan had de ex-werkgever niks gezegd; veel te blij dat ze zelf van deze ‘lastpak’ af zijn.

• Op basis van een door een specialistisch bureau uitgebracht, gedetailleerd Plan van Aanpak voor een integriteitsonderzoek, gaat de organisatie zelf, of de huisadvocaat, aan de slag met het onderzoek. Redenen? ‘Te duur’, ‘te lastig’, ‘te veel werk’, noem het maar op. Ze volgen keurig de stappen uit het PvA van de integriteitspecialisten, maar missen zelf de expertise. Het loopt mis en halverwege het drama – waarin privacy van procesbetrokkenen met voeten is getreden – wordt een ander onderzoeksbureau gevraagd de schade te komen repareren, wat in dit vak doorgaans onmogelijk is.
• Verkeerde ‘zúnigheid’ van organisatieverantwoordelijken. Kosten of eigen Kop boven veiligheid, betrouwbaarheid en reputatie van anderen laten prevaleren.
• Leidinggevenden die menen dat binnen een abonnement, dat bij sommige bureaus nog geen Euro per dag kost als vergoeding voor een deskundig, onafhankelijk extern loket, ook één of zelfs meerdere onderzoeken kunnen worden bekostigd.
• Opdrachtgevers die bemerken dat zij zelf (mede) debet zijn aan de ontstane ellende die uit het onderzoek naar voren is gekomen en vervolgens het bureau of de onderzoekers ‘zwart’ maken.

Ik kan gerust nog een poosje doorgaan met wat ik in onze en andere praktijken tegenkom. Tot op heden ben ik doorgaans niet makkelijk uit het veld te slaan door al het menselijks dat niemand vreemd is. Maar er zijn ook grenzen. Zo las ik over deze casus:

• Er komt een melding van vermeende integriteitschendingen binnen via een HR-medewerker bij het daarvoor bestemde externe loket en wordt daar conform voorgeschreven protocol opgepakt. Een afspraak volgt met Hoofd HR en met de HR-medewerker die het signaal heeft ontvangen van een medewerker die anoniem wil blijven. Onderzoek blijkt noodzakelijk gezien de ernst van de kwestie, dus een vertrouwelijk plan van aanpak (PvA) wordt gemaakt ten behoeve van de organisatieleiding (directie). Dat PvA wordt opgevraagd door Hoofd HR en dient – conform protocol – te worden doorgeleid naar de directie als opdrachtgever/ eindverantwoordelijke. Hoofd HR bespreekt vervolgens het vertrouwelijke en voor de directie bestemde PvA – tegen strikte afspraken in – met meerdere MT-leden. Dit terwijl het Hoofd HR bekend is dat de groep die weet mag hebben van de melding zo klein mogelijk moet blijven, teneinde het onderzoek niet te schaden of ander mogelijk leed. Het bureau grijpt hierop in en wijst op de ontstane risico’s. Het bureau wordt vervolgens door Hoofd HR geïnformeerd dat de directie en MT-leden zich nog over de kwestie zullen beraden en een deel zelf willen gaan oppakken. Uiteindelijk blijkt dat de verantwoordelijke directie in het geheel niet door Hoofd HR is geïnformeerd over de kwestie en het PvA niet is doorgeleid aan de directeur, ondanks de bestaande protocollen en expliciete verzoeken hiertoe. Dit zou je obstructie of ondermijning kunnen noemen. Het waarom laat zich echter raden. In een casus als deze is escaleren dan het devies.

Nicole den Hartigh heeft een reeks publicaties op haar naam staan en schrijft regelmatig blogs over onderwerpen die haar bezighouden. Zo schrijft ze als gastredacteur voor de website Nextens.